La comunicazione efficace non si improvvisa: è il risultato di un lavoro organizzato e metodico. Dopo aver sottolineato l’importanza di non affidarsi al caso, è il momento di entrare nel dettaglio e scoprire come preparare un piano di comunicazione. Questo strumento non solo guida il processo comunicativo, ma aiuta anche a rendere ogni messaggio più mirato e incisivo.
Le tre fasi del piano
Un piano di comunicazione si sviluppa in tre fasi principali: redazione, realizzazione e monitoraggio. La redazione è il momento della progettazione, in cui si definiscono gli obiettivi e si stabiliscono i passi da seguire. La realizzazione riguarda l’attuazione concreta del piano, mettendo in pratica quanto previsto. Infine, il monitoraggio e la verifica permettono di valutare se gli obiettivi sono stati raggiunti e cosa può essere migliorato.
La redazione del piano: il cuore della progettazione
La prima fase, quella di redazione, è la più delicata, perché da essa dipende la solidità dell’intero processo. Si parte definendo gli obiettivi: cosa vogliamo ottenere con la nostra comunicazione? Vogliamo informare, coinvolgere o sensibilizzare? Ogni risposta guida il tono e la struttura del messaggio.
Segue l’analisi del contesto, per la quale il modello S.W.O.T. si rivela un alleato prezioso. Attraverso l’individuazione di punti di forza (Strengths), debolezze (Weaknesses), opportunità (Opportunities) e minacce (Threats), si ottiene una visione chiara del panorama in cui ci muoviamo.
Un aspetto centrale è poi l’identificazione dei destinatari. Comunicare a tutti significa spesso non comunicare a nessuno: è essenziale capire a chi ci rivolgiamo, quali sono i loro bisogni e quali canali prediligono.
Definiti i destinatari, si chiariscono i contenuti e si individuano le risorse disponibili, siano esse umane, tecnologiche o economiche. Si scelgono quindi gli strumenti di comunicazione più adatti – social media, newsletter, locandine, video – e si delimitano le parole chiave che renderanno il messaggio riconoscibile e coerente.
Infine, è fondamentale stabilire come verificare il buon esito della comunicazione, definendo indicatori misurabili che ci permettano di valutare i risultati raggiunti.
La pianificazione operativa
Un buon piano di comunicazione non si ferma alla teoria: occorre pianificare concretamente ogni passaggio, stabilendo tempistiche precise e responsabilità per ciascun aspetto del progetto. Solo così si può trasformare un’idea in azione e garantire che nulla venga lasciato al caso.
Verso un approccio consapevole
Preparare un piano di comunicazione è un esercizio di consapevolezza: ci aiuta a chiarire dove vogliamo andare e come arrivarci. Nei prossimi articoli esploreremo le fasi successive, dalla realizzazione alla verifica, per completare questo percorso e rendere la comunicazione parrocchiale sempre più incisiva ed efficace.