Il Codice di diritto canonico afferma che il Promotore di giustizia ha il compito di tutelare il bene pubblico sia nelle cause penali sia in quelle contenziose quando esso sia in pericolo. Se, dunque, nelle cause penali il suo intervento è sempre necessario, per quanto riguarda le cause contenziose invece esso è limitato alle seguenti ipotesi. Innanzitutto quando la legge lo prescrive espressamente, ossia nelle cause contenziose di separazione coniugale; nelle cause di nullità matrimoniale, sia per presentare egli stesso il libello, se la nullità è già divulgata, sia su richiesta delle parti o del difensore del vincolo, per tutelare la legge processuale, specialmente se l’intervento è richiesto per trattare la nullità degli atti o le eccezioni; in appello se è intervenuto nell’istanza precedente. In secondo luogo, quando il suo intervento si rende evidentemente necessario per la natura della cosa: solo il giudice potrà valutare nelle singole cause l’evidente necessità, quando è in discussione l’esistenza, l’interpretazione e l’applicazione di una legge (ad esempio nelle cause incidentali). Inoltre, l’intervento del Promotore di giustizia avviene quando lo decida il Vescovo diocesano, che potrà sentire il parere del giudice e del Promotore per decidere se il bene pubblico sia in pericolo in una causa contenziosa e quindi se debba essere tutelato direttamente dal Promotore di giustizia.
Il Promotore di giustizia può essere chierico o laico, deve avere il titolo accademico di dottore o almeno di licenza in diritto canonico, ottenuto presso una facoltà eretta o approvata dalla Sede apostolica. Attenta dottrina suggerisce che abbia anche il titolo di avvocato civile o almeno la laurea in giurisprudenza, visto il delicato compito che è chiamato a svolgere. La Dignitas Connubii ordina inoltre (come nel caso dei giudici), che abbia cura della sua formazione permanente, specialmente nel settore matrimoniale, processuale e nella giurisprudenza rotale. Le norme, oltre all’integra fama, richiedono due qualità: la provata prudenza e la sollecitudine per la giustizia.
Nel processo il Promotore è parte e in quanto tale può e deve agire allo stesso modo delle parti private, specialmente per tutto ciò che si riferisce alle prove. La sua missione consiste nel chiedere, sollecitare, opporsi o eccepire; non consiste mai nel giudicare. Non è tuttavia una parte privata, che si trova in giudizio per difendere i propri diritti soggettivi o interessi individuali. Il suo interesse è quello proprio dell’ufficio pubblico di cui è titolare e che consiste nella tutela del bene pubblico, sociale e giuridico che deriva dalla retta interpretazione e applicazione della legge. Perciò è chiamato parte pubblica, così come è pubblica la legge che difende, e si trova nel processo quando la legge diventa parte, in quanto violata o non rettamente applicata.
Nel processo, dicevamo, ha tutti gli obblighi e i diritti che spettano per legge alle parti private, almeno per i cosiddetti atti di impulso. Infatti, qualora, dovendo intervenire, il Promotore non venga legittimamente citato o non intervenga di fatto, o almeno non abbia avuto modo di vedere gli atti della causa prima della sentenza, il processo è nullo, così come è nullo quando le parti private non vengono citate o almeno non intervengono spontaneamente. Ancora, ogni qual volta la legge chiede che siano ascoltate le parti, o una di esse, deve essere ascoltato il Promotore se interviene nel processo, a meno che la legge disponga espressamente altro. Infine, quando la legge impedisce al giudice di definire o decidere qualsiasi questione senza essere stato interpellato a ciò dalle parti, l’istanza del Promotore di giustizia ha lo stesso valore di quella della parte privata (a meno che la legge non lo impedisca espressamente).
Il Promotore di giustizia ha anche la possibilità di assistere agli interrogatori e di esaminare gli atti del processo prima della loro pubblicazione: tale facoltà è concessa ai patroni delle parti, ma non alle parti direttamente, e ciò può provocare disparità di trattamento nei casi in cui la parte scelga l’autodifesa. Ancora, a lui viene concessa l’ultima parola nella fase di discussione, riconoscendogli il diritto di replica alle risposte delle parti private.
L’ufficio di Promotore di giustizia è necessario e obbligatorio non solo presso tutti i tribunali ma anche in quelle Diocesi che non abbiano strutture giudiziarie (ad esempio perché è stato costituito un Tribunale interdiocesano con competenza generale). Nelle Diocesi la nomina spetta al vescovo, nei Tribunali interdiocesani al giudice proprio a norma del documento di erezione, nella Rota romana e nella Segnatura al Papa. La rimozione dall’ufficio spetta a chi lo ha conferito, se esiste una giusta causa, incluso l’amministratore diocesano, osservando le formalità stabilite dal diritto.
Presso il Tribunale della Rota romana il Promotore di giustizia, costituito sempre pro bono publico tuendo come nei tribunali inferiori ordinari, deve essere aiutato da un sostituto: con ciò non solo si riafferma il carattere universale del Tribunale ma si offrono maggiori garanzie di perizia nelle cause dei fedeli orientali nonché un valido aiuto nell’interpretazione delle leggi particolari di quelle Chiese e dei cosiddetti statuti personali.
Presso il Supremo Tribunale della Segnatura apostolica il Promotore di giustizia, con l’aiuto di almeno due sostituti, interviene in tutte le cause e questioni relative alla corretta amministrazione della giustizia. Il Prefetto o il Segretario nelle cause e questioni prima di decidere in merito a una causa o a una qualsiasi questione deve ascoltare o aver ricevuto il voto del Promotore di giustizia: così, ad esempio, il Prefetto prima di concedere il gratuito patrocinio a una parte, o il Segretario prima di rigettare un ricorso in limine. Nel processo giudiziale e nel processo contenzioso-amministrativo, in particolare, il Promotore di giustizia è super partes pro iustitia et veritate. Nelle cause penali e disciplinari ha la responsabilità, per mandato del Prefetto, di promuovere l’azione. Se un’azione disciplinare ha inizio presso il Supremo Tribunale spetta a lui preparare il libello e confermarlo od emendarlo dopo aver esaminato gli atti della difesa. Poi, nelle cause di nullità del matrimonio trattate in Segnatura, egli deve dare il suo voto prima che la causa sia decisa in Congresso. Il Promotore sostituisce il Segretario assente o impedito e quando quest’ultimo deve astenersi dalla trattazione di una causa.