La fase preparatoria
Dopo aver definito il piano di comunicazione, arriva il momento di passare all’azione. Ogni evento richiede una preparazione accurata, che parte dalla predisposizione dei materiali grafici e video, fino alla stesura dei testi per i post e i comunicati. Anche se in forma di bozza, avere già pronti questi contenuti permette di essere tempestivi e coordinati quando la comunicazione entra nel vivo.
L’avvicinarsi dell’evento
Con il timing stabilito nel piano, si avvia la comunicazione previa, diffondendo informazioni chiave per suscitare interesse e coinvolgere il pubblico. È essenziale creare un crescendo di attenzione, offrendo contenuti che accompagnano l’attesa e invitano alla partecipazione. Piccoli dettagli, anteprime e curiosità aiutano a mantenere viva l’attenzione.
La narrazione dell’evento
Durante lo svolgimento dell’evento, qualsiasi esso sia, non possiamo lasciare un “buco” di comunicazione rimandando il tutto al termine, la comunicazione deve proseguire con una narrazione efficace. Non si tratta solo di documentare, ma di dare voce ai valori e ai messaggi centrali dell’evento. Foto, video e aggiornamenti in tempo reale permettono di coinvolgere anche chi non è fisicamente presente e rafforzano il senso di comunità.
Dopo l’evento: la memoria e l’approfondimento
Concluso l’evento, la comunicazione non si esaurisce. È il momento di mantenere viva la memoria, condividendo racconti, immagini e approfondimenti. Si possono riprendere spunti che non era stato possibile sviluppare prima, offrendo contenuti di riflessione e di sintesi.
Il valore della verifica
Ogni fase del processo va monitorata per affinare strategie future. Rivedere il piano di comunicazione alla luce dell’esperienza permette di individuare criticità e miglioramenti. Analizzare l’impatto sugli strumenti di comunicazione della comunità aiuta a capire se si è riusciti a coinvolgere un pubblico più ampio e se il messaggio ha raggiunto efficacemente i destinatari.
Un evento ben comunicato non si esaurisce nel momento in cui si conclude: lascia tracce, stimola nuove partecipazioni e rafforza il senso di appartenenza.