L’Archivio Storico Diocesano nei confronti degli archivi parrocchiali e degli altri enti che fanno riferimento alla Diocesi ha “funzioni di consulenza, coordinamento, promozione e controllo” (cost. 365, § 1).
In particolare:
a) aiuta i parroci e gli amministratori degli enti nella gestione degli archivi storici, in attuazione di un apposito regolamento (cf cost. 362, § 3, lett. e; § 4; cost. 365, § 1), anche attraverso “iniziative destinate alla formazione degli amministratori degli enti ecclesiastici e dei loro collaboratori” (cost. 364, § 2);
b) è a disposizione, soprattutto in occasione delle visite pastorali e dell’avvicendamento dei parroci, per interventi di verifica, consulenza, ecc. presso gli archivi parrocchiali;
c) custodisce copia dell’inventario dei beni archivistici relativo a ciascuna parrocchia o ente (cf cost. 362, § 3, lett. a);
d) offre pareri ai parroci e ai responsabili degli enti circa la consultabilità degli archivi storici locali (cf cost. 362, § 3, lett. b);
e) garantisce il deposito temporaneo dei “documenti la cui consultazione richiedesse tempi particolarmente ampi o modalità complesse, tali da rendere difficile un’adeguata vigilanza da parte dei responsabili” (cost. 362, § 3, lett. d);
f) assiste gli enti ecclesiastici nei rapporti con gli enti pubblici (cf cost. 365, § 2).
L’Archivio Storico Diocesano collabora con l’Ufficio per i Beni Culturali per quanto concerne in particolare i profili di tutela e di valorizzazione culturale dei beni archivistici di proprietà della Diocesi, delle parrocchie e degli altri enti ecclesiastici.
L’Archivio Storico Diocesano è retto secondo la strutturazione prevista nella Parte Prima per gli uffici (cf punto 2.4) ed è affidato all’Archivista diocesano.
Per lo svolgimento delle sue attività, oltre che all’Ente Arcidiocesi di Milano, l’Archivio Storico Diocesano potrà fare riferimento ad altri Enti diocesani, su indicazione dell’Arcivescovo.
L’Archivio Storico Diocesano mantiene i rapporti con analoghi Organismi a livello regionale e nazionale.